【加速】Googleフォームメール通知で回答結果確認！複数アドレス送信方法も解説

2021年10月25日
2022年4月28日
ノウハウ
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Googleフォームは、便利なアンケートフォームです。すぐ作れて、無料なのに、セキュリティも高い！と評判です。それゆえ、いろいろなシーンで、グーグルフォームは活用されます。

せっかく、Googleフォームから、アンケートの回答をしてくれたのですから、その回答結果をすばやく確認したいですよね。実は、Googleフォームには、フォームの回答がされたら、メールで教えてくれるという設定があるんです。

この記事では、ユーザーが入力結果を送信したタイミングで、Googleフォームの作成者、共同編集者にメール通知がされるようになる設定方法について解説しています。また、Googleフォーム作成者や共同編集者以外のメールアドレスにも、メール通知がされるようにする設定方法もまとめてみました。さらに！便利なGoogleフォームは複数メールアドレスに、メール通知することもできるので、その設定方法も解説します。

Googleフォームの運用メンバー全員にメール通知できる環境を構築して、業務の効率化、スピードアップを行っていきましょう！！

1 Googleフォームメール通知設定方法
2 メール通知 Googleフォームでの設定方法
3 メール通知スプレッドシートでの設定方法
4 指定メールアドレスにメール通知がされる設定方法
5 Googleフォームメール通知されない　ケースと原因
6 まとめ Googleフォームメール通知で状況把握アクション加速！
7 ■ Google フォーム人気の関連記事

Googleフォームメール通知設定方法

参考）Google Workspace ラーニングセンター
 フォームの新しい回答をメールで受け取る
 https://support.google.com/a/users/answer/9308874?hl=ja

Googleフォームは、フォームの回答があった場合、回答があったことを、Googleフォーム作成者にメール通知してくれる機能を持っています。

この、Googleフォームメール通知設定方法には、2つ方法があります。

Googleフォーム上でのメール通知設定
Googleスプレッドシート上でのメール通知設定

この記事では、その2つとも解説していきます。

Youtubeで、Googleフォームメール通知設定について、まとめられた動画もありましたので、ご紹介しておきます！

Googleフォームに回答があった場合メール通知する設定方法

シンプルなかんじで、わかりやすいですよね。

次に、具体的にGoogleフォームでのメール通知設定方法を解説していきます。

メール通知 Googleフォームでの設定方法

Googleフォームで、メール通知を設定する方法は、とっても簡単です！冒頭のGoogle Workspace ラーニングセンターのURLを見てもわかると思います。

Googleフォームでメール通知設定手順

Googleフォームの管理画面ログイン
「回答」ページを開く
画面右上の「三点リーダー」をクリック
「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリック

これで、完了です。

対象のGoogleフォーム作成者のGoogleアカウントにメール通知が始まります。

なお、Googleフォームから届くメールの内容は、回答がされましたよ！という内容くらいなので、実際の回答内容をメールで見られるわけではないので、ご注意ください。

あくまで、メール通知だと思ってください。

また、共同編集者が、Googleフォームの回答のメール通知を受け取りたい場合は、共同編集者が個別にメール通知受信設定をしてください。

つまり、対象のGoogleフォームの管理画面に、共同編集者のアカウントで、ログインして、再度、メール通知の設定をする必要があります。ご注意ください。

メール通知スプレッドシートでの設定方法

Googleフォームの回答を受け取るスプレッドシート側でも、メール通知を設定できます。このスプレッドシートでの設定方法も、とっても簡単です！

スプレッドシートでのメール通知設定手順

Googleフォームと連携されたスプレッドシートを開く
スプレッドシートメニューバーツールへ
「通知ルール」をクリック
「ユーザーがフォームを送信したとき」「メール－その都度」を選択

あとは、保存するだけです。

スプレッドシートで、メール通知を設定すると、メール通知のタイミングを1日1回も選べるので、大量に回答が来る場合や、回答が1日数件で、都度見なくてもいい場合は、リマインド的に、メール通知機能を活用できます。

ちなみに上記は、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートが連携されている前提で書いています。まだGoogleフォームと、スプレッドシートを連携していない場合は、Googleフォームの管理画面右上にある「スプレッドシートのアイコン」をクリックしてください。
新しくGoogleスプレッドシートが作成され、そこに、Google フォームの回答が登録されるようになります。

Googleフォームと、スプレッドシートの連携の詳細は、以下記事でも解説しています。

【仕事術】Googleフォームスプレッドシート連携方法レポート付加価値アップ！

参考にしてください。

指定メールアドレスにメール通知がされる設定方法

Googleフォームのアカウントに紐づいたメールアドレスではなく、会社のメールアドレスや、会社のメーリングリストといった指定したアドレスに、Googleフォームのメール通知を設定する方法を解説します。

Google Apps Scriptを活用した設定方法になるので、GoogleフォームやGoogleスプレッドシートでの設定と違って、少し難易度があがります。

Google Apps Scriptは、GASと呼ばれる、プログラムです。そんなGoogle Apps Scriptの設定をするようなかんじです。

指定メールアドレスにメール通知する手順

Googleフォームの管理画面ログイン
「回答」ページを開く
画面右上の「三点リーダー」をクリック
スクリプトエディタをクリック
記述されているスクリプトエディタのコードを削除
以下のプログラムをコピペ
トリガーの設定

上記が、指定メールアドレスにメール通知する手順です。

スクリプトエディタにコピペするコード

function sendform(e){
var items = e.response.getItemResponses();
var msg = ”;
for (var i = 0; i < items.length; i++) {
var item = items[i];
var q = item.getItem().getTitle();
var a = item.getResponse();
msg += q + ‘: ‘ + a + ‘\n\n’;
}
GmailApp.sendEmail(‘指定メアド’, ‘メールのタイトル’, msg);
}

「指定メアド」は、メールの配信先のメールアドレスを記載してください。このとき、複数のメールアドレスに送りたい場合は、メールアドレスを「,（カンマ）」で区切って、並べて記載してください。

aaa@meillll.com,bbb@yahoo.com

みたいなかんじです。

「メールのタイトル」は適当な文言にしてください。

トリガーの設定を補足しておきますね。

トリガーは、画面左側にあるメニューにあります。ここでトリガーを選択してください。
その後、画面右下の「トリガーを追加」をクリック。

イベントの種類を「フォーム送信時」、エラー通知設定「今すぐ通知を受け取る」に変更して、保存をしてください。

これで、指定アドレスに、そして、複数のメールアドレスに、Googleフォームのアンケート回答があった際に、メール通知がされるようになります！！