ょっとした連絡などに、スマホ から さくっと打ち込む。各種 作業 、 MTG 議事録などのアーカイブとして活用する、など、利用用途も多いです。
そんな ビジネス チャット ツール Slack スラック。ただ、実際は、提供されているだけで、意外と使いこなせていないケースも多いと思います。また、他のツール google Drive や、チャットワーク と 併用利用も多いと思います。
そこで今回は、Slack を 仕事 で 使うときに、最初にしておくべき便利設定のおすすめをご紹介させていただきます。
Slackの利用で、うまくできていない！と思っている方は、参考にしてくださいね。
Slack スラック とは
Slack 日本 公式ホームページ
https://slack.com/intl/ja-jp/
Slack を 初めて使う場合、結構、画面が、わかりにくくて、困惑すると思います。
実際、派遣の女性に、勤怠の連絡で使ってみてもらったところ、最初、混乱をしていました。
しかし、Slackはとても便利です。
PC、デスクトップ、ノートパソコン、タブレット、スマホ さまざまな端末で使えます。また、ネイティブアプリも用意されているので、ウェブがつながる環境にあれば、リアルタイムに、チャットなどを通して、コミュニケーションできます。
今まで、なかなか、こういうツールはなかったので、画期的でした。
メールで行っていたやりとりが、Slack になった！という企業が、一時、増加したくらい、とても、便利なコミュニケーションツールです。
Slack 利用 目的
Slack 利用用途は、主には以下です。
- 社内のコミュニケーション
- 社内申請
- フォーラム（会議室、ニュース）
- 社内チャット
文字ベースのコミュニケーションの方法として確立してきています。
スラックの公式サイトで、Slackを「コミュニケーションハブ」と呼んでいます。
そういう役割がslackの利用目的になっています。
Slack メリット
Slack を使う メリット は、大きなところで、3つです。
- 他サービス、アプリとの連携が豊富でしやすい
- カスタマイズしやすい
- slack UI に 慣れてきている
とにかく、他社サービスとも、積極的に、連携をしているSlack。メール、ビデオ会議ツール、ファイル管理ツール、タスク管理ツールやスケジューラーと、幅広く、多くのアプリとの連携が可能です。そして、連携サービスからの通知をSlackで見れます。
では、逆に、Slack デメリットはどんなものがあるのでしょうか。
最大のデメリットは、チャット系ツールなので、情報が流れていくことや、ファイル管理がしにくいことです。
それゆえ、Slack 検索 も非常に、高機能になっていますが、検索するのも、結構、手間ということも多いです。
大事な情報が流れていってしまうのを、阻止する上でも、最初の設定をある程度しておくと、Slackは、とっても便利になります！
ちなみに、Slackには、公式 ガイド ページ があります！
Slack公式の始め方ガイド
https://slack.com/intl/ja-jp/help/categories/360000049043
これも参考として、有効活用してみてくださいね。
必要な情報だけ通知！ キーワード フレーズ 通知設定
Slack で プロジェクト管理 している場合、カスタムの通知設定を有効にしましょう。
特定のキーワードやフレーズが出てきた場合、通知がされるようになるので、そのときだけ、Slackを見るなどができるようになります。これは、大きな時間節約です。
実際に、キーワード フレーズ 通知設定 方法は、
チャンネル内で特定のキーワードやフレーズが使われた場合に通知を受け取れるようにするには、
- 該当チャンネルへ移動
- 画面左上のワークスペース名をクリック
- 環境設定→通知と選択
- マイキーワードのボックスに通知対象のキーワードやフレーズを入力
これだけ、の設定でOKです。
複数キーワードの場合は、カンマで区切って入力をしてください。
簡単にできるので、Slackの利用の業務効率化につながります！
ファイルアップに便利！Google ドライブ Slack 連携
ファイルをローカルのパソコンからアップするのは、Slackで簡単にできます。
しかし、スマホだと、なかなか難しかったりします。
また、スマホで、ファイルを保存しようとして、変なところに入ってしまって、探せないなんてこともおきます。
そこを改善するのが、Slack と Google ドライブ との連携です。
Slackと連携すると、Google ドライブ の ファイルをインデックス化してくれます。その結果、必要なときに、必要なファイルを簡単に検索できます。
アップロードも、Googleドライブから、サクッとできるようになります。
では、実際に、Google ドライブと、Slack 連携させる方法の解説です。
- [App] Google ドライブ アプリ の ページにアクセス
- 設定を追加で［Google ドライブアカウントを認証する］、［許可］の順にクリック
たった、２つのステップで、Google ドライブ と Slack 連携が完了します。
ちなみに
- Google ドキュメント
- Google スライド
- スプレッドシートファイル
これらの新規作成もできるようになります！
どの話かわかるように画面の色を変える！Slack テーマ カスタマイズ
いろいろなslackのグループに入ることが、当たり前になってきている2020年。複数のグループでSlackを使っていると、どの話が、どれだか、さっぱりわからなくなってきたりしますよね。
そこで、slackの見た目をカスタマイズ！
テーマの設定を変更するだけです。
ぱっと見て違うということだけでも、本当に、わかりやすくなります。
サイドバーの背景色を変えるだけでも、業務効率は、ぜんぜん違います！
テーマの設定を変更する方法は、
- 画面左上にあるワークスペース名をクリック
- 環境設定→サイドバーの順にクリック
- あとは、好きな色のものを選択するだけ。
いいのがなくてカスタマイズする場合は、HTMLカラーコードを入力すれば、その色の背景になります。
休みの日の通知をカット！通知時間設定
LINEのビジネス利用などで問題になっている、休みの日のSLACKの通知対応変更。
ちゃんと、休みましょう！
ということで、おやすみモードの設定をしましょう。
おやすみモードになると、全ての通知をオフにできます。
いい機能ですね。
▼おやすみモード PC 設定 方法
- ワークスペース名をクリック
- 環境設定→通知をクリック
- おやすみモードを変更
▼おやすみモード スマホ 設定 方法
- 右上の … をタップ
- おやすみモード クリック
こんなかんじで、設定ができるおやすみモード。
活用しない手はないですね！
チャンネルを内容に合わせて作成しよう！
なんでも1つのチャンネル内で、コミュニケーションしようとする人がいます。
実際、検索をするときに便利そうですが、話の内容をおっていくときには、めちゃめちゃ不便です。
スラックのチャンネルは、プロジェクトや、内容ごとで作り分けましょう。
例）
勤怠
日報
外出連絡
ちなみに、そもそも、そのチャンネルが、どんな役割を果たすものなのかは、slack内で調べることができます。
＊ちゃんと登録している前提になりますが。
チャンネル名を選択
チャンネル詳細を表示
たった、これだけです。
細分化しすぎると、調べるのも大変になったりしますが、適度にプロジェクトわけをしておかないと、情報をおっていくのが、大変になります。
まとめ Slack 業務効率 改善 で ビジネス を スピードアップ
最近思うのですが、ビジネスは、やりとり、コミュニケーションだけで時間をとりすぎます。
それゆえ、電話が否定されがちですが、あながち、電話のほうが早いときもあります。
それは、意思決定などの際には、便利だからです。
slackで、決断してください！とチャットをするのは、強すぎたりもしますし、そもそも、用途として、難しいです。
しかし、その過程での情報収集、情報伝達、ファイル共有には、適しているのが、このチャットツール、slackです。
業務効率をあげるために、Slackをもっと活用したいという方。
初期設定だけで、だいぶ変わってきます！
まずは、TRYしてみてくださいね。
ノーコード ローコード プログラミング 知識 なしでも、webサービスを作れる
グループウェア コミュニケーションツール
こちらは、このメディアで過去に紹介したグループウェア系の記事です。
【無料】ワークフロー、ビデオ会議、チャットも使えるグループウェア Lark(ラーク)
https://saras-wati.net/news/groupware/groupwear-lark-free2003/
【無料】グループウェア Chat&Messenger ファイル共有・検索も便利
https://saras-wati.net/news/worksbace/chat-messenger-free2002/
オープンソース(OSS)のグループウェアを2つ解説。無料のスケジューラー
https://saras-wati.net/news/worksbace/groupwear-oss-free201910/
超 シンプル！ LINE のような 社内SNS ZONE ゾーン が 便利 使いやすい
https://saras-wati.net/news/groupware/zone-line-sns/
Slack や chatwork より 無料ツール Stock！ストック なら 情報共有 タスク管理 手軽
https://saras-wati.net/news/stock-free1905/
LINE WORKS ラインワークス 無料版 は SLACK より使いやすい！？
https://saras-wati.net/news/line-works-1903/
Slack ビジネス 利用 で 最初 にしておきたい おすすめ 便利 設定 5
https://saras-wati.net/news/groupware/slack-business-howto/
無料 テレグラム は メッセンジャー ファイルストレージ 大容量ツール
https://saras-wati.net/news/groupware/free-telegram/
プロジェクトチームのタスク管理ツール Repsona（レプソナ）
https://saras-wati.net/news/repsona-tool-1906/
無料 グループウェア welog ウィーログ は ドキュメント ログ 共有 簡単 ツール
https://saras-wati.net/news/groupware/about-welog/
【グループウェア】EnkinGT テレワーク支援プラットフォーム リモートワーク最適化に
https://saras-wati.net/news/groupware/what-enkingt/
