提案依頼書 書き方 伝わるRFP で必要な項目41

提案依頼書 って書いたことありますか?

おそらく、多くのビジネスマンが、実は、書いた経験のあるドキュメントです。

というのも、提案依頼書!なんて書いてますが、

「お見積もりお願いします」という資料なのですから。

提案依頼書は、RFPという言葉で解説されますね。

ただ、人によっては、結構ぐちゃぐちゃだな~と感じます。

そこで、提案依頼書 書き方 をまとめていきます。

伝わるRFP(提案依頼書) で 業務効率アップを目指しましょう!

RFP(提案依頼書)とは

RFPは、Request for Proposal の 略称です。

多くは、システム開発の世界で生きてきた言葉です。

発注側企業のIT担当者や情報システム部門の担当者が、SIerやシステムベンダーに対してシステム構築・リプレイスを依頼する際に、自社システムに必要な要件や実現したい業務(解決したい課題とあるべき姿)などを示す書類です。

引用:株式会社NTTデータビジネスシステムズ
RFPとは?提案依頼書の基本を解説
https://www.nttdata-bizsys.co.jp/column/2019/000599.html

とはいえ、

RFPの言葉の通り、提案をしてください!というお願いをするドキュメントです。

そのため、わかりやすく書くことが、最善です。

RFP(提案依頼書) 目的

RFP(提案依頼書)の目的は、以下のことです。

プロジェクトの課題解決につながる提案を条件にそってもらうこと

その条件をまとめるのが、

RFP(提案依頼書)です。

それゆえ、稚拙な文章でもいいのですが、

項目として、網羅しておくべき事項はあります。

RFP(提案依頼書) メリット 会社への稟議 が 高速化

RFP(提案依頼書)を最初に作っておくと、話が速くなります。

たとえば、以下のことです。

  • 上司、経営者への承認
  • 開発やマーケチーム 他部門への説明
  • CS(カスタマーサポート)への説明

要するに、会社に対しての稟議書提出と一緒に、RFP(提案依頼書)を出すことで、企画やシステム開発 が 高速化できます。

そもそも、システムの導入や、ホームページの開設はお金もかかりますし、かかわる人も増えてきます。

その結果、大きな費用がかかります。

投資対効果が明確になってくる RFP(提案依頼書) があれば、結局、話も速くなって来るんですよね。

社長の鶴の一声

だけで、仕事はするものではありませんからね。

提案依頼書 が ない デメリット

提案依頼書はなく、オリエンテーションだけで進むプロジェクトもあります。

しかし、これは危険です。

依頼者も、提案者も

共通認識、共通フォーマットがないので、

評価しようがない、なんてことになりがちです。

また、提案資料のドキュメントの抜け漏れが多いと、

話にならないこともしばしばあります。

2020年5月ごろから、お役所の助成金申請フォーマットを見ている方も多いと思いますが、まさに、あれは、RFP 提案依頼書の1つです。

わかりやすいかどうかはともかく、項目は、網羅されていると思います。

ちなみに、RFP(提案依頼書)がないことでのデメリットは、ほかにも!

  1. スケジュール遅延
  2. 納品物の品質低下
  3. 支払いによる揉め事

ちょっと考えていただければわかると思いますが、ひどいケースでは、訴訟、裁判になります。

要件明確化。RFPの価値は、こういうところにあります。

RFP(提案依頼書) で 発注先とトラブル回避!

RFP(提案依頼書)があれば、

期待していたものと納品物が違う

ということとのズレがなくなりますね。

というのも、RFP(提案依頼書)があれば

言葉の定義(共通理解)

目指すポイントの共有

ができます。

これによって、発注先とのトラブル回避が可能になってきます。

RFP コンサル 大手企業が多いという事例

RFP コンサル は、上流での業務となるため、大手企業が多いんですよね。

コンサルティングによって、うまくいった!という事例はあまり記載されていませんが、大企業によるコンサルティングが多いのは、

ドキュメントのまとめ方 技術

によるところが大きいのではないかと思います。

RFP コンサル を、業務としてやっていることを、ホームページで掲載している会社をいくつか記載していきます。

丸紅ITソリューションズ株式会社
http://www.marubeni-itsol.com/solution/consulting/index.html

株式会社NTTデータビジネスシステムズ
https://www.nttdata-bizsys.co.jp/product/consulting/rfp/

株式会社オージス総研
https://www.ogis-ri.co.jp/product/d-01-04.html

青山システムコンサルティング株式会社
https://www.asckk.co.jp/services/id14

株式会社イントリーグ
https://www.intrigue.co.jp/rfp/

RFP 提案依頼書 必要な項目

一般的に、RFP(提案依頼書)で記載をしたほうが良い、必要な情報をまとめました。

以下の項目を網羅して書いていくことで、提案依頼書の精度はグンとあがってきます。

  1. プロジェクト名
  2. プロジェクト概要
  3. URL(仮ドメイン)
  4. 目的
  5. 背景
  6. 課題
  7. ターゲット
  8. ビジネスモデル
  9. 想定予算
  10. 希望納品日
  11. 自社の事業概要
  12. 自社サイト URL
  13. 競合サイト
  14. 類似サービス
  15. 制作物 概算ページ数、主要ページ数
  16. プロジェクトの利用者
  17. 必要な機能、システム
  18. デザイン参考URL
  19. デザインで主に使いたい色 2色以上
  20. ロゴの有無
  21. 原稿の担当
  22. 撮影の必要性
  23. 画像素材調達の担当
  24. スケジュールについての備考
  25. webサイトなら、ターゲットキーワード 3つ以上
  26. webサイトなら サイトマップ案
  27. 開発環境
  28. ユーザーの利用環境
  29. webサイトなら、閲覧環境
  30. 要件定義の実施可否
  31. 打ち合わせの可否
  32. 提案の流れ
  33. 提案して欲しい範囲
  34. 依頼したい制作範囲
  35. CMSの指定
  36. SNSの指定
  37. アクセス解析 指定 有無
  38. 納品物の内容指定
  39. 納品物の納品方法
  40. 支払い方法
  41. 支払いサイト

上記を、箇条書きでもいいので、書いていくようにしましょう!

まとめ:提案依頼書、ワードでもいいから、書いておくと便利。

大手企業、特に外資系企業などでも、活用されているRFP(提案依頼書)。

しっかりとした提案が欲しい!

なんて、抽象的な依頼ではなく、具体的に、何を伝えて欲しいか?を進めましょう。

それでこそ、業務効率改善です。

RFPは、自分でかけないなら、ヒアリングして、誰かに書いてもらうのでもいいと思います。

目的は、プロジェクトの遂行と、それによる課題解決です。

そこを意識して進めてみませんか?

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