【時短 効率化】Google スプレッドシート 関数 使い方 おすすめ関数は?

Googleの無料アプリケーションの代表作といえば、スプレッドシート。マイクロソフト社が提供しているエクセルと同じように、さまざまな用途で使える表計算ソフト。

実はExcelとの違いも多いスプレッドシートなので、ビジネス向けの活用を考えると、非常に便利です。勤怠管理に使っている企業もいますし、日報として利用しているケースも散見します。

スプレッドシートには、便利な関数も多く、Googleのスプレッドシートには、マイクロソフトのExcelにもない、驚きの関数も多いのです。

この記事では Google スプレッドシート 関数 の 使い方 や、これは便利!と思わず、うなってしまうような、業務効率化につながるスプレッドシートの関数について、ご紹介していきます。

業務時間の時短に貢献できる、スプレッドシート、うまく使っていきましょう。

おさらい Google スプレッドシートとは

参考)ドキュメントエディタヘルプ
Google スプレッドシートの使い方
https://support.google.com/docs/answer/6000292?hl=ja&co=GENIE.Platform%3DDeskto

Google スプレッドシートとはGoogleの開発している表計算ソフトで、PC、アンドロイドのスマホアプリ、iPhoneアプリ、アイパッドなどタブレットで利用ができます。

ネットさえつながっていれば、いつでも、どこからでも使えるアプリケーションです。

アプリ以外は、Web上のアプリケーションとして利用できるので、わずらわしいインストール作業は不要です。

しかもGoogleアカウントさえあれば、基本的に無料で利用できます。

Google スプレッドシート 長所

Google スプレッドシートの長所といえば、

  1. 操作履歴の保存機能
  2. リアルタイム反映
  3. データ共有が簡単

という3点ですね。

特に、エクセルと大きく違う操作履歴の保存機能は、意外と知られていませんが、とても便利な機能です。

Google スプレッドシートでは、保存をする操作が不要です。それゆえ、スプレッドシートならデータが消えるリスクが小さいのです。

そして、操作履歴を手動でさかのぼれるので、編集作業もちょこちょこ戻せます。
ここもメリットですね。

個人的には、コメントを残す 機能も、スプレッドシートで素敵な機能だと思っています。コメントを残す機能は、コメントを残したいセルにのみ、メッセージを残すことができます。

コメントに対して返信もできるので、コミュニケーションが取りやすいですね。

Google スプレッドシート 関数 おすすめ動画

スプレッドシート 関数 について、いろいろ紹介しているコンテンツは、多いですが、やはり、わかりやすいのは、動画でしょうね。

というわけで、スプレッドシート 関数 について、おすすめ動画をYoutubeから探してみました。

再生回数などの多い動画をご紹介しています。

 

結構、Google スプレッドシート 関数 に関する動画、多いので、参考にしてみてくださいね。皆さん、紹介しやすいのかもですね。

Google スプレッドシート 関数

Google スプレッドシート には、エクセル同様 関数の機能があります。これによって、データの編集、修正、加工、計算、検索などが簡単に行えます。

実際、どんな関数があるか?ですが、エクセルでもあるsumや、averageなどは、当然のように関数として機能します。

それ以外にもたくさんありすぎるので、以下のページから検索できるようになっています。意外と知られていないので、Google スプレッドシート 関数 検索には、以下のヘルプページが便利です。

Google スプレッドシート 関数

参考)ドキュメントエディタヘルプ
Google スプレッドシートの関数リスト
https://support.google.com/docs/table/25273?hl=ja

Googleの画面なので、検索も複数キーワードでできます。

ちなみに、他のシートのデータを参照することも可能です。
そのため、またがったデータを、1つのシートに集約可能です。

ここからは具体的に、Google スプレッドシート 関数 で おすすめの時短関数などをご紹介していきます。

先頭だけ指定で、他の行に適用する ARRAYFORMULA 関数

Google スプレッドシート 関数には、エクセルにはない機能も多いのですが、 ARRAYFORMULA 関数は、先頭だけに記述することで、その先頭に記述した関数を、指定した他の行へ適用できる関数です。

ARRAYFORMULA 関数は、1つ書くだけで、数百行の設定が一気にできるので便利です。時短になります。

また、これによって、そもそも、Google スプレッドシート 自体が 軽くなるので、読み込みも速くなりますし、転送スピード、表示スピードもあがります。

とっても便利な関数の1つです。

リンク切れチェック ISURL 関数

ISURL(“URL”)という書き方をすれば、そのURLが、生きているか死んでいるかのチェックができます。

それゆえ、リンクチェックには、最適な関数です。

1つずつ見ていくのは、手間なうえに、膨大な量のリンクチェックをしないといけなくなったときには、とても便利です。

エクセルなどであらかじめ、上記の関数を作っておいて、Google スプレッドシートにコピペするだけで、リンクチェックができるのですから。

週数計算に便利 WEEKNUM

WEEKNUM(“2021/9/30”) と、Google スプレッドシートに記載すると、設置した年の何週目なのかを教えてくれる関数で、週数計算には便利。

外資系企業の場合、週数で数字管理をしているケースが多いので、レポート作成などには便利な関数ですね。

Webページから表やリストを自動取得 IMPORTHTML 関数

Excelでは使えない関数です。

Webサイトのテーブル or list から コンテンツ情報取得してくれる関数になります。

  • 一覧表
  • 箇条書き

など、ホームページにあるテーブル、あるいは、リスト情報から、一気に情報を取得できます。

IMPORTHTML(URL,クエリ,指数)で取得できます

指数とは、その取りたいWebサイト上の何個目の表、もしくはリストを取得するのかを指定する数字になります。

ホームページ上のデータをそのまま抽出してくれる関数なので、コピペなどでミスが起こりにくいです。webから転記などをしている人にとっては便利ですね。

ちなみに、ホームページが更新されるごとに取得データも自動で更新されるので、そこは要注意です。

一気に翻訳できる GOOGLETRANSLATE 関数

これもエクセルにはない、Googleスプレッドシート特有の機能で、GOOGLETRANSLATEという関数です

GOOGLETRANSLATEは、指定したセルの言語を、指定した言語に、一気に翻訳できます。

日本語を英語に翻訳したりする際に、とっても便利です。

別のスプレッドシート から データ取得する IMPORTRANGE 関数

参考)ドキュメントエディタヘルプ
IMPORTRANGE
https://support.google.com/docs/answer/3093340?hl=ja

他のスプレッドシートのデータを取り込む方法が、この関数、IMPORTRANGE
です。

別のスプレッドシートの内容を挿入できるので、データの参照などに使えます。

Googleスプレッドシート独自の関数です。
Excelにはありません。

複数のスプレッドシートをまたいだデータを、読み込めるようになるため、データの活用はしやすくなりますが、元データが更新されると、この挿入したデータも変わってしまいますので、そこは要注意です。

まとめ Google スプレッドシート 関数 便利すぎますね!共有していきましょう。

いかがでしょうか、Google スプレッドシート

特に、Google スプレッドシート 関数 は、利用シーンさえ、思いつけば、本当にさまざまなビジネスシーンや、プライベートで活躍できます。

Googleが提供するスプレッドシートなら、セキュリティも安全ですしね。

生産性をあげるためにも、おすすめです。

リモートワーク、テレワークの世界では、Google スプレッドシート は、情報共有にはとっても最適です。

エクセルにもない関数も多いので、オンラインでの業務、MTGなど、そして、離れた相手との共同作業にも便利です。

特にGoogle スプレッドシート 関数 は、チーム内で共有していくことで、業務がスムーズになるはず。

どんどん、ドキュメントを共有しながら、Google スプレッドシートの利用を進めてみてはいかがでしょうか?

そのカギを握るのが、Google スプレッドシート の 関数 だと思いますよ!!

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