タスク管理方法「GTD」について解説。GTD理論に沿って、仕事を行うことで、タスク管理が効率化されて、本来やるべき仕事に時間を割けます！
GTD 仕事術 は、ビジネスマンの多くが実践し始めていて、知っている人と知らない人とでは、業務時間内の作業効率が、まったく異なってきます。
働き方改革、コロナによるテレワークなど、時間と業務は、変革期。でも、仕事量は変わらないか、増える一方！という方には、業務の効率化をはかってGTDを導入してみませんか？GTD実践のためのツール、アプリなどもご紹介していきます。
GTDとは？
GTDとは、アメリカでメジャーとなっているタスク管理術で、「Getting Things Done」のの頭文字が語源です。
GTD自体は、業務コンサルタントのデビッド・アレン氏が開発したタスク管理、タスク整理の技術です。
GTDは原則、整理と集中がメインのタスク管理術。
特に、気になっていることを整理しておいておいて、一回気にならないようにしてから、本来やるべきこと、実践すべきことに集中するという方法です。
GTDは、コツだけ聞いていると、かんたんそうに見えるのですが、意外と難しいですけどね。実践しようとすると。
アメリカでは、売上の大きい企業のランキングトップ100にあたるフォーチュン100企業の約40％が、このGTDを導入して、業務の効率化を図っているんだとか。
GTDは、集中をベースとするため、目前のタスクにのみ集中を求められますので、そこを意識して進められるといいかもですね。
GTD 5ステップ
GTD を 実践していくうえで、具体的な方法を解説するには、これからご紹介する5つのステップが重要です。
このGTD 5つのステップを実践していくことで、タスクの整理がしやすくなります。では、ご紹介していきます。
GTD 理論 5ステップ
- 収集
- 処理
- 整理
- 更新
- 実行
そもそもが、アメリカのビジネス書からの翻訳なので、ニュアンスがズレている個所も多いのだと思います。そこで、言葉を１つ１つ解説します。
GTD 収集 とは タスク 可視化
GTD で、語られる収集とは タスクの可視化のことです。
タスクについての情報を集めて、まとめる、書き出す。
これによって、タスクの可視化を行います。
そして、このタスクリストを具体的に、細かく書くことが重要とされます。
たとえば
歯医者に歯ブラシを売りに行く
ではなく、
池袋4丁目近辺の歯科医を調べて 子供向け歯ブラシを300本売りに行く
というように細かく。GTDの収集はこういう部分が重要です。
時間をかけていいステップだといわれていますので、しっかり、細かく、抜けもれなく、タスクを抽出、収集しましょう。
そして、それはできるだけ、デジタルで、テキスト化しましょう。
更新しやすいですからね。デジタルデータの方が。
GTD 処理 とは タスク分析 優先度付け
GTD ステップ2の、処理 とは タスク分析と優先度付けのことです。
タスク分析といっても、内容は収集で終わっています
なので、タスクを
- いますぐやるべきか
- あとでやることか
- 自分でやるか
- 人にお願いするか
- 重要か
- 重要でないか
といった観点で、分析します。
その後、タスクに優先度をつけます
優先度付けは、
- 重要＆急ぎ
- 重要だが、急がない
- 重要じゃないが、急ぎ
- 重要＆緊急性もない
といった4つの区分けをします。
重要じゃないが、急ぎ というタスクが、意味不明だと思うので、解説を加えますと、
以下のようなタスクです
- デイリーレポート
- 議事録
- ルーチン作業
重要かそうでないかの物差しは難しいですが、今急いでやらなくてもよくて、そのタスクを忘れても、あとで取り返しがついたり、調整が効くタスクのことです。
この重要じゃないが、急ぎ というタスクは、業務上、必ずありますし、このタスク群は、システムなどで効率化ができるケースが多いです。
GTD 整理
GTDの3つ目のステップである整理は、タスクを実践しやすいよう、タグ付けして、整理整頓をしていく作業になります。
上記でまとめたタスクを、
- 今日
- 今週
- 今月
などで、タグ付け。
そのうえで、実行する順番の番号を振る感じです。
また、クライアント名別にわけるなどもいいかもしれませんが、正直、この分類はやめておいた方がいいです。
好き嫌いで、タスクの実行を後回しにしがちだからです。
ここまでで、GTDの基本の計画ステップは完了です。
あとは、
- 更新
- 実行
のみです。
更新は、常に最新のタスクリストに更新するだけです。
実行は、言うまでもなく、優先順位の高い順にタスクを行っていくことですね。
このとき、大前提になることは、作業中は他のタスクを気にしないことです。
整理と集中が基本のGTD。
ここが前提になります。
GTD メリット
GTDを実践するメリットはいくつかあります。その中でも、大きなメリットについて、フォーカスして紹介すると、
- 時間を作れる
- 業務効率化
- ストレス減少
という3つのメリットです。
特に、ストレス減少の効果は大きいそうです。
GTDは、頭の中のタスクを消しゴムで消すように消去、整理する方法なので、追いつめられる感を解消してくれるんですよね。
だから、ストレスを開放してくれます。
人間、あれもこれも、と、タスクが多くなってくると、
- できない
- やらなきゃ（焦燥感）
- 追い詰められている
みたいなかんじで、ストレスを貯めていきます。
自己嫌悪になる人もいますからね。頭の中を整理して、ストレス軽減につながるGTDは、そういった部分に効果的なんですよ！！
GTDツール
GTDを行っていくうえで、重要なものは、ツールです。更新と実行という日常的なワークがありますからね。
GTDツールで利用できるものは
- マイクロソフト エクセル
- Google スプレッドシート
- Trello トレロ
などになります。
個人的には、スプレッドシートなどは、整理しやすいので便利だと思います。マトリックスで優先度の区分け後、色分けもできますからね。
また、Trello（トレロ）も人気ですね。
GTD で Trello おすすめ ツール？
GTDのタスクの管理は、更新があるので、デジタルデータであることが望ましいです。
そして、優先順位を変えられることが重要です。
それでいて、タスクの詳細を細かく書けるスペースが必要です。
これらを満たしたツールが、トレロなんですよね。だから、GTD で Trello が おすすめ ツールとされることが多いのです。
トレロ 公式ホームページ
https://trello.com/ja
Trello（トレロ）は、iOS、Android、Mac、Windowsとアプリも豊富です。そして、Google Chrome Safari など、webブラウザからも利用可能です。
いつでも、どこからでも、スマホでも、更新でき、そして、順番の組み換えが簡単なトレロがおすすめされるのです。
以下のように、トレロを活用したＧＴＤ実践の秘訣動画、ノウハウ動画もあります。Youtubeから探してみました。
上記は実際にトレロでGTDを実践したときの解説動画です。
そもそも、無料で、Trello（トレロ）は使えますからね。
GTDアプリ
おすすめのGTDアプリについても、言及していきます。
Todoist（トゥードゥイスト）
Todoist（トゥードゥイスト） 公式ホームページ
https://todoist.com/ja/
タスク管理に使うなら、オールラウンダーのアプリです
インボックスのスペース、スケジューラー・カレンダーの機能もあります。
無料のスマホアプリもあります。
ios、アンドロイド、どちらのバージョンでも無料です！
タスクぺディア
タスクぺディア 公式サイト
https://www.taskpedia.club/
Todoist（トゥードゥイスト）は、UIがわかりにくい！という人向けが、タスクぺディア
ですね。
わかりやすいように作られています。
基本的には、webブラウザのアプリになっています！！
Notion ノーション
Notion 公式サイト
https://www.notion.so/ja-jp
Notion（ノーション）は、もはや、なんでもござれのツールです。
日本語版も登場したので、ユーザーも増えていますね。
無料で利用できます！無料アプリもありますよ。
Notionの細かい説明は過去の記事を参照してくださるとありがたいです
【万能】Notionとは ノーション 使い方 日本語化 DB 機能 テンプレート など できること まとめ
https://saras-wati.net/news/groupware/about-notion/
がっつり、ノーションについて、解説していますよ。
まとめ GTD タスク管理 で ストレスフリー に！
GTDで、業務効率化をはかることは、素晴らしい工夫です！！
しかし、知らないとできませんし、日々の更新の習慣化が大事です
また、タスクを全部、ひとりで、やろうとしないことも重要で、人にお願いするという区分けがあるのです。
タスクの洗い出しで、組織化をして、GTDにより、生産性を高めましょう。
やらないことを見つけることで、業務の改善にもつながります。
GTDのタスク管理に取り組むことで、見える景色も変わります。
ぜひ、TRYしてみてください。
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