オンラインイベント 開催方法 をまとめていきます。ウェビナーやオンライン説明会など、オンラインイベントの種類や、オンラインイベントを成功させるコツ ポイント をまとめた チェックリスト などをご紹介します。
コロナの影響で、リアルのイベントができない状況が続いています。その結果、普及した手法が、オンラインイベントです。インターネット回線さえあれば、動画を利用して、オンラインで視聴・参加が可能なオンラインイベント。
もう、1つのコンテンツとして、成長したオンラインイベントなので、デジタルマーケティングを考えるうえでは、オンラインイベントは外せません。
この記事では、オンラインイベントの方法や種類、開催方法を解説しつつ、成功させるためのコツ、ポイントなどをまとめて、チェックリストとしてご活用いただけれはと思っています。
オンラインイベントとは
オンラインイベントとは、広義の意味では、インターネット回線を使った、オンライン上で開催されるイベントのことです。
リアルで行われるイベントとの違いは、ネット経由で、視聴・参加ができることですね。オンラインイベントでも、基本的には、開催期間や実施日時は限定されて行われるケースが多いです。
オンラインイベントの規模は、１対１～１対数万人まで、幅が広いです。また、参加料金を取るもの、無料のもの、さまざまあります。さらに言えば、１回のオンラインイベントの時間は３０分～数時間のものまで幅広いです。
内容自体も、さまざまで、プレス発表会、セミナー、説明会、商品説明会、コンサート、絵画展など、バラバラです。自社主催、イベント会社主催など、オンラインイベントを実施するのも、いろいろと形態があります。
オンラインイベントは、リアルのイベントを生中継するタイプのものもあります。ハイブリッドイベントと呼ばれますね。
このハイブリッドイベントは、今後増加傾向にあるといえます。
なぜなら、動画で撮影しておくことで、SNSやwebサイトのコンテンツとして活用しやすいからです。
なお、オンラインイベントは、ZoomやGoogle Meet、teamsなどのオンライン会議サービスを使って配信するケースもあります。
オンラインイベント 配信形式
オンラインイベントは、ライブ（生）でのイベントをイメージされるケースが多いですが、決して、そんなことはありません。
- ライブ配信
- 収録（オンデマンド配信）
とちらでも実施は可能です。
そもそも、オンデマンド配信形式であれば、編集もしやすい上に、配信事故も少ないので、正直やりやすいですしね。
オンラインイベント 種類
実際に、オンラインイベント 種類 について、こういうものがある！というのでご紹介をしていきます。
オンラインイベントの具体例ですね。
BtoB 企業、法人、団体向け オンラインイベント
以下を想定します。
- 製品など発表会
- 商品・サービス展示会
- ビジネスカンファレンス
- 学会
- シンポジウム
- 周年事業
- キックオフ
- ウェビナー
- 研修会
- 交流会
などのオンラインイベントがありますね！
BtoC 消費者向け オンラインイベント
企業間取引と重複もしますが、、、
- 製品など発表会
- 商品・サービス展示会
- スポーツイベント
- 音楽ライブ
- コンサート
- 交流会
- 株主総会
- 決算説明会
- 顧客ウェビナー
- 内定式
- 表彰式
- 抽選会
- 入社式
- コンテスト
- 会社説明会
- ファンミーティング
- カラオケ
といったところでしょうか？
実際、このほかにも、ライブ的に行われる行事はいろいろありますね。
オンラインイベント 成功 コツ 動画
さて、オンラインイベントの概要について、解説していますが、ここで1つ、オンラインイベントを成功させるコツについて、解説していきます。
といっても、コツについてのノウハウなどは、のちほど、ご紹介するとして、まずは、オンラインイベントを成功させるコツについてのイメージをとらえてもらえるように、Youtubeでノウハウ系動画を探してみました！
オンラインイベントを成功させるコツについて詳しく解説しているYoutube動画があるので、ご紹介しますね。
オンラインイベントを成功させるコツの動画、いかがでしたでしょうか？リモートでの説明会やワークショップ、オンラインセミナーなどのwebイベントを成功させるための秘訣、イメージをとらえられましたでしょうか。このYoutube動画によって、オンラインイベント自体の基礎知識も学べると思います。
この動画はウェビナーの動画で、Youtubeにアップされている動画です。無料でチェックできますよ。Youtubeなので、Youtubeアプリ・スマートフォンのsafariやchrome、firefoxといったブラウザアプリ、タブレットのブラウザ・Youtubeアプリからも視聴できます。Youtube動画なので、何度も確認できるので、うれしいノウハウ動画ですね。
オンラインイベント 開催 方法 手順
一般的なオンラインイベントの開催方法、手順について、解説を進めます。
オンラインイベント 流れ
そもそも、オンラインイベントを開催にあたっての手順、流れを書きますね。
- オンラインイベント 企画 企画書作成
- 予算確定
- スケジュール作成
- 運営事務局 体制 決定
- 集客 告知
- 配信環境 準備
- リハーサル
- イベント当日 運用
- イベント後 顧客フォロー データ分析
といったかんじです。
個別に解説します
オンラインイベント 企画 企画書作成
事前に、どれだけ、企画でまとめられるか、具体的な企画を立案できるかが重要なフェーズです。
- 目的
- 対象者
- 訴求内容
- 実施時期
- 予算
- 再現性
などを明確にして、イベント 企画書 を作成しましょう。
また
- オンラインイベント実施日
- 配信方法
- 概算スケジュール
- 配信プラットフォーム
- 出演者
- 必要器具
- 体制
- 集客方法
- 集客にかかる費用
をまとめていきましょう！！
課金がある場合は、イベント 企画書で収支についてもまとめておく必要がありますね。
予算確定
オンラインイベントの予算確定です。
企画書に収支表などは作っていると思うので、それにそった予算がとれているかどうか？といったところになりますね。
クライアントのイベントであれば、予算についての発注をしてもらうフェーズになっていますので、契約書なども進めないとですね。
運営事務局 体制 決定
イベント 企画書で作成した体制が作れるかどうか、にかかってきますが、次に、運営体制や出演者、そして、イベント後のフォロー体制を固めていきます。
特に出演者。有名人であれば、スケジュール抑えなども発生しますね。
また、運営事務局の体制決定したら、映像や音楽などでライツが発生するものがあれば、そこも体制図にいれて、許諾をとっておきましょう！
集客 告知
いわゆる、集客パートです。
ただ、広告だけでなく、webサイト、LPの制作、広告クリエイティブ、チラシ作成も、ここで行っていきます。
オンラインイベントは、基本、オンラインでの集客が望ましいと思います。ネットリテラシーも関連してくるからです。
- Google Yahoo リスティング広告
- Google Yahoo ディスプレイ広告
- youtube 動画広告
- プレスリリース
など、集客を行っていくのですが、クリエイティブなどを変えていきながら、イベントの集客を行っていきましょう。
配信環境 準備
実際に、配信プラットフォームを借りたり、器具を用意したり、回線の準備をしたりするフェーズです。
リアルとのハイブリットイベントであれば、舞台や会場の準備も進めていくフェーズになっていきますね。
撮影機材や配信機材をレンタルする場合は、このタイミングで借りておきましょう。
ちなみに配信環境準備は、器具の用意だけでなく、イベントの詳細なスケジュール、当日のタイムスケジュールも、このフェーズで確定しておきましょう！
リハーサル
そして、重要なリハーサルです。オンラインイベントでリハーサルはとても重要です。
なぜなら、配信機材の故障、セッティング、間の取り方などが、リアルとは異なるからです。
リハーサルは、1回でなくてもいいです。
むしろ、数回できた方が、イベントを成功に導けます。
配信プラットフォームは、1回いくらでなく、基本月額料金だと思いますので、配信プラットフォームはリハーサルの回数に依存して、費用はかかりません。
しっかりとリハーサルをしておきましょう。
イベント後 顧客フォロー データ分析
イベント後の顧客フォローは、重要です。サンクスメールもそうですが、アンケートなども取れるようにしましょう。
このアンケートは、次回のイベント企画書などで活躍します。
データ分析も重要で、最低でも、参加者の属性の分析はしておきましょう。
イベントの参加人数などのデータは企画書でもそうですが、プレスリリースなどで展開してもいいと思いますし。
オンラインイベント 外部委託 するかしないか 判断点
オンラインイベント 外部委託 するかしないか の判断をどうとらえるか？何をもって見極めればいいか？について解説しますね。
オンラインイベントがリアルイベントとハイブリットで行うものかどうか？
最初の判断ポイントはこれです。
リアルイベントが入る場合は、確実に、イベント会社や広告代理店に委託しながら、進めた方が、効率的ですし、成功しやすいです。
リソースもそうですが、リアルイベントについては、コミュニケーションツールや、器具なども関連するので、ノウハウがある方がコスト効率もいいです。
規模で判断する
仮に、リアルイベントとハイブリット開催しなくても、オンラインイベントにおいては規模が大きいならば、外部に委託しましょう。
理由は単純で、スイッチャー、カメラの準備が大変だからです。また、撮影スタッフなどの手配も必要です。
オンラインイベントでも、専門のスタッフに外部委託することで、機材の用意が効率よく行えます。
失敗しないイベント運営は、なかなか、素人では難しいですからね。むしろ、自分たちは、集客であったり、イベントの企画であったり、リソース配分をしましょう。業務の集中は大切です。
30人規模のオンラインイベントなら自社で
規模的に、30人以下のセミナーなどであれば、自社スタッフでオンラインセミナー形式で開催してしまったほうが、コスト効率がいいです。
スイッチャーなどの機材も1台で十分ですし。低コストで、複数回イベント運営ができるような体制づくりを行えるようにした方が、オンラインイベント後の引き上げにも役立つはずです。
オンラインイベント 開催 チェックリスト
では、ここまで記載してきた点から、オンラインイベント 開催にあたっての、チェックリストをまとめてみます！
- 企画書は作成した
- 収支表は作成した
- オンラインイベント 目的を明記した
- オンラインイベント 予算 確保できている
- オンラインイベント 開催場所が決まっている
- オンラインイベント スケジュールが決まっている
- 運営事務局を作った
- ライツの発生するものを確認した
- リアルイベントとの関係性を明確にしてある
- オンラインイベント 出演者が決まっている
- オンラインイベント 配信プラットフォームが決まっている
- オンラインイベント 告知方法が決まっている
- プレスリリースを用意、配信した
- オンラインイベント 専用ホームページ、LPがある
- オンラインイベント 専用SNSを作った
- イベント告知用動画を作った
- リハーサルの予定を立てている
- オンラインイベント 配信機材を用意した
- タイムスケジュールを作った
- 脚本を作成した
- オンラインイベント 当日のスタッフを手配した
- リハーサルをした
- オンラインイベント 後 フォローの行動内容を決めた
- 予備の機材を用意した
- 参加者への対応窓口を用意した
- 参加者へのアンケートを作成した
というかんじで、オンラインイベント開催方法のチェックリストを26項目作成しました。
オンラインイベント企画や配信日までにチェックをしてみるといいかもですね。
まとめ オンラインイベント 開催 方法 成功させる秘訣 の チェックリスト
いかがでしたでしょうか、オンラインイベント 開催 方法
オンラインイベントは、よりスタンダードなものになってきています。
コンテンツとして、オンラインイベントを活用していきましょう！
今後はリアルイベントとのハイブリット開催も増えるはず！！
資料請求や、来店予約、といった、CVに至る前のハードルとして、オンラインイベントを積極的に活用することで、よりビジネスチャンスは広がると思います。
この記事では、オンラインイベントの開催方法、種類、チェックリストなどをまとめてきましたので、少しでも、皆さんのお役に立てればと思っています！！
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