【注目】Google スプレッドシート共有方法 URL共有が便利！

2021年12月9日
2021年12月9日
ノウハウ
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Google スプレッドシートは、Googleが提供する、オンラインのエクセルのようなサービスです。googleアカウントがなくても、利用だけなら、誰でもできます。もちろん、無料です。

Google スプレッドシートは、他者への共有が簡単で同時編集が可能なので、遠隔でも、情報の共有が素早くできるのが魅力ですね。

Google スプレッドシートなら URLだけで、共有できるわけですから。

この記事では、スプレッドシート共有方法、共有しての利用シーン、シートやセルを保護して共有する方法、共有の解除方法などをご紹介していきます。スプレッドシート共有方法、意外と、奥深いんですよ！

1 Google スプレッドシート共有方法
2 特定の相手と共有する方法：Googleアカウント紐づけ共有方法
3 Google スプレッドシート共有権限設定
4 Google スプレッドシート URL 共有方法
5 スプレッドシート共有利用シーン
6 スプレッドシート特定シートセルを保護しての共有方法
- 6.1 シート保護して編集不可にする方法
- 6.2 セル保護方法
7 スプレッドシート共有解除方法
8 まとめ Google スプレッドシート共有で情報共有をスピードアップ！
9 Google スプレッドシート関連記事

Google スプレッドシート共有方法

参考）ドキュメントエディタヘルプ
 スプレッドシートでの共同編集
 https://support.google.com/docs/answer/9331169?hl=ja

スプレッドシートを共有する方法は、2種類あります。

特定の相手と共有
URLで共有

という２つの共有方法があり、個人的には、URLで共有する方法が好きです。スマホからでも閲覧可能ですし。

また、特定の相手と共有する際には、Googleアカウントと紐づけて共有する方法になるので、相手のGoogleアカウントを知らないといけない、という面倒くささがあります。

なので、URL共有がおすすめですが、こちらは、セキュリティの問題があります。

これについては、後程、解説を記載します。

特定の相手と共有する方法：Googleアカウント紐づけ共有方法

相手を特定するために、Googleアカウントを使って、紐づけをしていきます。

当然ですが、紐づけをしたGoogleアカウントでしか、スプレッドシートを見ることもできません。当然、編集することもできません。

そのため、この方法は、セキュアですね。企業ユースの場合、このGoogle スプレッドシート共有方法が多いのではないでしょうか？

重要なファイル、重要な情報、機密情報をスプレッドシートで共有する場合は、セキュリティを考えて、Google スプレッドシート共有をしましょう。

ただ、この方法についても、抜け道はあります。

先方の担当者が面倒くさがりでGoogleアカウントを作ってくれない場合やプロジェクトメンバーが多い場合、Googleアカウントを１つ作って、そこに共有していくのも、一つの方法です。

セキュリティ考えると、この方が安心安全なので、企業での利用であれば、この方がいいかもしれませんね。

Google アカウント紐づけ共有方法手順

対象のスプレッドシートへアクセス
画面右上の共有を選択
Googleアカウントと紐づけたメールアドレスを入力
権限を選択

これで、Google スプレッドシート共有は完了です。

簡単ですよね。ちなみに、企業の場合、メールアドレスとグーグルアカウントが紐づいているケースもありますので、独自ドメインでも、Google スプレッドシート共有ができるケースがあります。

ところで、あとでURLの共有方法も記載しますが、共通要素となる、権限についてまとめておきます。

Google スプレッドシート共有権限設定

スプレッドシートの共有で、設定する権限について解説します。

編集者
コメント可
閲覧者

の3つの権限があります。

基本は、編集者と閲覧者でしょうね。

編集者は、その名の通り、編集ができるので、スプレッドシートの値を変更したり、数式を入力できます。シート作成や、マクロも組めます。設定解除もできます。

コメント可の権限は、閲覧と、シートにコメント記述ができます。シートにコメントが書けるので、チェック、承認者の役割を果たせますね。

閲覧者は、シートの閲覧のみです。編集、記述はできません。

Google スプレッドシート URL 共有方法

Google スプレッドシートの共有方法で、手間がないのが、この方法で、URLを知っている全員を閲覧もしくは編集可能にできます。

当然、セキュリティは弱くなりますが、そもそも、無数のネットの中で、対象のURLだけを探るのは、故意がない限り難しいので、URL共有でも、事実的には、セキュアだとは思います。

ただ、企業のお作法的に、URL共有してはいけないケースもありますから、慎重に共有法方については検討してくださいね。

URL共有なら、スマホ、タブレットからでも、機種をクロスして見れるので、そこも便利なところですよね。

Google スプレッドシート URL 共有方法手順

対象のスプレッドシートにアクセス
画面右上共有を選択
共有可能なリンクを取得を選択
前述の権限を選択

これで、URL共有も可能です。

ちなみに、URL共有の場合、初期設定では、全員、閲覧のみのステータスになります。もし、スプレッドシートの編集をしたい方がいる場合は、ご注意ください。

スプレッドシート共有利用シーン

実際、スプレッドシート共有を使うシーンは、どんなシーンでしょうか。

離れた相手とのやり取りや、スマホからもチェックできるような状態を作るなどがメインにはなってきます。

たとえば、

システムのバグリスト
タスクリスト
案件管理リスト
家計簿
イベントの招待チェック
商品の検品リスト

などで活用で、こういう利用シーンでは、すごく使いやすいと思います。

PCがなくても、スマホやタブレットから利用できるのは、スプレッドシート共有のいいところです。共同編集できるので、作業も進みますし、チェックなども、スプレッドシートで実施したかどうかを記述できるので、便利です。ある会社では、在庫管理や、倉庫に入った商品の検品ツールとして使っているくらいです。誰でもどこでも、直感的に使えるくらい簡単なuiのスプレッドシートですしね。