テレワークの普及で、日報は普段の業務で重要視され始めています。経営者側もナレッジマネジメントの1つのポイントとして、日報に対して、注目をし始めています。何をしているか、これを透明化するため、行動ログの明確化のためです。
また一方で、助成金にかかわるアクションです。助成金などでは、何を毎日しているかを明確にする必要が出てきます。その時間、具体的に、誰が何にどんなアクションをしているか？ここを明確にしてこそ、エビデンスとして残るようになっていますし、助成金の活用の際にも重要視されるようになってきています。
それゆえ、日報の書き方は、日常業務でも重要なファクターです。働き方改革に対応するためにも、伝わる日報の書ける社員、スタッフになりましょう。
この記事では、伝わる日報の書き方のテクニックについて、解説していきます。
日報 目的
日報を上手に書けるようになるためには、そもそも、日報は何のために書いているか、その目的を理解していないと、上手にかけません。
そこで、日報の目的を再認識しましょう。
- 業務内容の明確化
- 進捗の伝達
- 上司への相談
- 自己成長の見える化
この４点が、主な日報の目標です。
原則、日報の目的は、上司に業務内容を伝え、理解してもらうことです。何をしているか、明確にしないと、上司は、作業に対してのＧＯを出してくれません。ホウレンソウが大事というのは、ここにあります。
しっかりと日報で、明確に伝えましょう。
また、日報は、進捗状況を報告するためのツールでもあります。
現状８０％できていて、明日には終わる、など、
明確化していくようにしましょう。
また、この進捗の伝達を通して、上司への相談をするようにしていきましょう。
相談して、物事を進めることが重要なのです。
なぜなら、相談することで、漏れを減らせるからです。
漏れを減らすことで、完成度もあがります。評価もあがりますよね。
そして、最後に、自分の成長記録です。
日報を作成することで数字にしたり、データ化が可能です。
業務を見直してこそ、しっかりとしたアクションができるようになってきます。
数字化して、あるいは、データでまとめてこそ、改善もできるようになってきます。それによって、今まで1時間以上作業が必要だったことも、30分以内で業務遂行できるようになるのであれば、それは、改善のあとが見え、成長が目に見えて伝わってきます。
成長のログ、成長のカギになるので、日報の目的の１つとして、自己の成長記録は理解をしておきましょう。
伝わる 日報 書き方 テクニック 5選
では、日報が、わかりやすくなるためのポイント、テクニックをご紹介します。
- 日時、場所、対象、内容を具体化、数字化
- 進捗のパーセント表示
- 短文、箇条書き
- 相談事項、確認事項を1か所にまとめて記載
- A4 一枚で まとめる
上記の5つのポイントが日報をわかりやすくします。
こんなのわかっているよ！と思うかもしれませんが、意外とできていないケースが多いので、ぜひ考えてみてください。
内容について１つ１つ記載すると。
日時、場所、対象、内容を具体化、数字化
何時に、誰と、どこで、どんなふうに、何の話をしたか。
単純に記載すると、これを具体化して、明文化してください。
特に、具体化の方法として、30分は、Aの話、20分はBの話。まとめで10分とまとめるといいです。
そして、この商談や打ち合わせによって、何かのアクションの数値化をしておきましょう。営業なら確度５０％とか、ディレクションなら、全体進行の１０％の話をしたとか、数字化しておくとわかりやすいです。
進捗のパーセント表示
これも、数字化の話とかぶりますが、作業の進捗などをパーセントで表現するようにしていきましょう。
100％の到達点に対して、いま何％で、いつまでに終わるのか。これです。多くの仕事は、納期がありますし、そこに至るまでの情報調整が重要になります。特に、経営者になると、いつできる？いくらでできる？を羅針盤にしているケースがほとんどです。
進捗を明確化させておくことがとても重要です。
短文、箇条書き
多くの日報で、わかりにくくさせている理由の1つは、文章が長いこと。短い文章で、箇条書きにしておくと、わかりやすさが向上します。
短文は、目で見て、内容が入ってくるようになり、箇条書きで、まとめる力もついてくるからです。
相談事項、確認事項を1か所にまとめて記載
文章、日報の中で、相談事項を書いても、わかりにくいうえに、相談事項に対して、レスを記載する際に、ブレていってしまいます。
そういうことがないように、相談事項、確認事項を1か所にまとめて記載するようにするだけで、上司の方も返信をしやすくなります。
相談事項がないから、そんな欄は必要ない！という方もいらっしゃると思いますが、そんな方は、ほぼいなく、本来は、相談事項があるのに、書いていないだけなケースが多いです。
A4 一枚で まとめる
忘れられがちな話ですが、日報はログです。ログの情報量が膨大すぎても、見切れなくなります。それゆえ、Ａ４ １枚におさまるくらいに、日報の情報量はまとめましょう。
以前、Ａ３、１枚くらいでまとめている方もいましたが、余白が多すぎて、結果的に、わかりにくかったりしていました。
情報量は適度にすることで、本来の情報が伝わるようになります。これはインターネット時代の今の情報量のお話とリンクしますよね。
日報 基本情報
ところで、日報に必要最低限の基本情報ですが、
- 日付
- 報告する人
- 提出する宛先
- 1日の業務内容
- 1日の成果
になります。
わりと、日付をミスする人がいますが、これは、上司からすると、悪印象です。しっかりと、日付の確認をするようにしましょう。
まとめ 日報 は コミュニケーション ツール という意識
いかがでしたでしょうか、日報のコツ
当たり前の話だと感じる人もいるかもしれません。しかし、なかなか、そういう人に限って、日報をゼロから、かけなかったりします。
書式は、ワードでも、エクセルでも、いいですが、メールで、というケースも実は多いのも、日報です。
時系列に書くこともありますが、いずれにせよ、求められることは、簡潔な文章を使うことです。
原則は、5W1H。
- いつ
- どこで
- 誰が
- 何を
- どのように
です。
日報を作成していくことで、チームのコミュニケーション不足を解消することもできるかもしれませんので、日報を導入していない企業の場合、しっかりと、日報をつけさせていくことが重要です。
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