忙しいと、1つ1つの添付ファイルをフォルダわけしきれない！そういうこともありますよね。また、外出先で、メールを見てしまって、そのまま、添付ファイルを区分けし忘れた！なんてこともよくあります。
そうなると、添付ファイルを、メールの中で、探すのは、とっても大変になります。あの資料、誰から、届いたものだったか？なんてことがわからないと、もう、大変です。
メールの中で迷子になりますね。
今回ご紹介するのは、そういった迷子になることを、なくしてくれるメール管理サービスです。AsetZ アセッツ というメール管理サービスで、メール内の添付ファイルを、超簡単に見つけられるサービスです。
ファイル探しで、1時間なんて、無駄な作業からサヨナラしたい方におすすめのメール管理サービスなんです。
メール管理サービス AsetZ アセッツ とは
AsetZ アセッツ 公式ホームページ
https://asetz.jp/
アセッツは、株式会社AsetZ(本社：神奈川県横浜市)が提供するメール管理サービスです。2020年10月16日に、ベータ版がリリースされました。
アセッツは、ビジネスにおいて、ファイルが見つからない！ファイルの整理をしないといけない！！といった業務の効率化をはかってくれるメール管理サービスです。
社内向け、社外とのやり取り、基本は、メール！という方も多いと思います。
そこで、このアセッツがあれば、添付ファイル検索が、ラクになる、時短でできるというサービスになっています。
ちなみに、ベータ版では、アセッツの利用料金は、無料です！
アセッツ 利用方法
AsetZ アセッツ の 利用方法は、ものすごく簡単です。
AsetZ上からメールサービスにログインするだけです。
それだけで、すぐに始められます。
最初に、アセッツ 利用のために、会員登録は必要です。
アセッツ サインアップページ
https://app.asetz.jp/tos
あとは、ログインなどをしていけば、簡単に、メール管理サービス、アセッツを活用できるようになります。
ちなみに、2020年10月16日段階では、ベータ版なので、
- Microsoft 365
- Outlook
- hotmail
のみ対応しているそうです。
ビジネスなので、マイクロソフト系のツールをメインにされているようですね。
データで考えるメール管理ツールの価値
株式会社AsetZ社のデータで、以下の情報があります。
過去の情報を探すときに94%が「最初に検索するのはメール」
そのうち、86%が「検索をあきらめた経験がある」
つまり、メールで、過去情報を探して、意図どおりのものが見つかった！
そういうケースは、１５％にも満たないわけです。
また、最近だと、ビジネスをしていても、さまざま情報、やりとりツールが出てきています。
- chatwork
- slack
- バックログ
- メッセンジャー
etc
いっぱいでてきて、情報が、さまざまなツールに分散する傾向があります。
これも、ザピエルとかで連携すれば、メールにすべて届けることができ、メール管理系のソフトがあれば、ざくざくと、この手の問題は解決できるのです。
ザピエルについての詳細は以下、ご参照ください。
Zapier ザピエルとは アプリ連携 de 手作業軽減！無料 自動化ツール
AsetZ できること
では、アセッツで、できることは、何があるかを記載していきます。
- メール内のすべての添付ファイル・共有リンクを自動でリスト化
- ファイルの種別も共有リンクサービスも自動で分類
- 送信者やキーワードで直感検索
- プレビュー
こんなことができるそうです。
順番に説明すると、
アセッツは、メール内のすべての添付ファイルと共有リンクをリスト化してくれます。その結果、リスト化された中での情報確認がしやすくなります。
また、このリストの中で、ファイルを開くことなく、プレビュー機能で、ファイルの中身を閲覧できます。
こういうところは、作業を時短できるので、効率的ですよね。
また、自動で分類してくれるので、今まで、フォルダわけなどを、手動で実施していた手間がなくなります。
意外と、フォルダわけも、たいへんな作業だったりしますが、
自動分類してくれるので、手作業がなくなり、
本来の業務に時間をさけるようになります。
そして、送信者やキーワードでの検索機能。
Gmailなどでは、おなじみに検索機能ですね。
記憶を手掛かりに検索しないと、いけませんが、重要な機能です。
アセッツなら、こんな便利な機能がついているわけです。
AsetZ（アセッツ）提供会社は、株式会社AsetZ
冒頭で解説しましたが、株式会社AsetZが、AsetZの提供もとの会社になります。
株式会社AsetZ コーポレートサイト
https://asetz.jp/
出典：PRTIMES
やりとりに埋もれるファイルを、カンタンに見つけられるようになるメール管理サービス「AsetZ」β版をリリース
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000001.000068205.html
Gmail なら 添付ファイル付 メールだけを検索できる方法がある
Googleが便利なので、Gmailを使っています！という方も多いですが、意外と知られていないのが、添付ファイルつきメールの検索方法です。容量や、期間などの設定もできるので、とっても便利です！
Gmailで検索するときは、簡単です。
Gmailの検索ボックスに
has:attachment size:10m
と入力して、検索ボタンをクリックしてください。
size：10m は 10MB以上のメールを検索するときに使うので、
不要であれば、はずしてください。
Gmailでの 添付ファイル付 メール検索方法の詳細はこちら
Gmailの場合は、こういった検索演算子を知っているかどうかで、だいぶ業務効率は変わってきます。
さらに、ちなみに、outlookの場合は、以下のURLで、ご覧ください。